Что такое лицензия?
Лицензия на программное обеспечение – это специальная форма договора между автором программного обеспечения и пользователем ПО. Лицензия на программное обеспечение требует специальных процедур управления, как в момент приобретения, так и в процессе использования. Покупка программного обеспечения не означает приобретения имущественных или авторских прав, стоимость дистрибутивов ПО и документации, как правило, не формирует стоимость приобретенного ПО. Программное обеспечение (т.е. лицензия на него) – это право ограниченного использования, при продаже ПО передаётся только право на использование программного обеспечения. Ограничения на использование описаны в лицензионном соглашении (договоре) – например, невозможность передачи третьим лицам, ограничение на количество пользователей, срок использования и т. д. При этом лицензионные ограничения могут и не коррелировать с техническими ограничениями, налагаемыми системой.
Аппаратная или программная защита от нелегального копирования и использования ПО является инструментом, облегчающем пользователю соблюдение авторских прав на ПО. Отсутсвие или некорректное функционирование программно-аппаратной защиты не снимает ответственности с пользователя нелицензионного ПО.

Что такое легализация?
Легализация программного обеспечения - это комплекс услуг, в результате которых использование программного обеспечения приводится в соответствие с законом "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных", с законом "Об авторских и смежных правах" и лицензионными соглашениями с правообладателем (издателем) программного продукта. За использование нелицензионного программного обеспечения предусмотрено два вида ответственности - административная (П. 1 ст. 7.12 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) РФ («Нарушение авторских и смежных прав, изобретательских и патентных прав») предусматривает наказание в виде штрафа: для граждан – от 15 до 20 МРОТ, для должностных лиц – от 100 до 200 МРОТ, для юридических лиц – от 300 до 400 МРОТ с конфискацией контрафактных произведений, материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения, и иных орудий совершения административного правонарушения (информация на 29 марта 2007 г.) и уголовная (Уголовную ответственность за нарушение авторских прав устанавливает статья 146 Уголовного кодекса (УК) РФ. В УК ответственность наступает, если нарушение прав причинило крупный ущерб. В настоящее время ответственность за нарушение интеллектуальной собственности предусмотрена в виде штрафа до 500 тыс. рублей. В особо тяжелых случаях нарушения предусмотрены санкции в виде лишения свободы на срок до 6-х лет (информация на 12 апреля 2007 г.).

Перед закупкой лицензионного ПО необходимо провести тщательную инвентаризацию используемого программного обеспечения, имеющегося аппаратного обеспечения и приобретенных ранее лицензий, а также сопоставить лицензии установленным программам. Расхождения в количестве имеющихся и необходимых лицензий явялются основанием основанием для закупки лицензионного ПО.
Необходимо ознакомиться со всеми схемами легализации, которые предлагает поставщик ПО, а также со всей его продуктовой линейкой, для того, чтобы оптимизировать затраты при покупке. Например: организация принимает решение о легализации ПО Microsoft; в результате инвентаризации выявлено, что на всех рабочих местах используется MS Office 2003 Professional. Однако это не означает, что приобретать нужно непременно лицензии на Office Professional, т.к. входящие в него приложения (Access, Publisher) могут не использоваться. Организации вполне может подойти менее дорогостоящая версия Standard (Word + Excel + PowerPoint + Outlook). Для соблюдения условий лицензии достаточно переустановить Office на местах, заменив версию Professional на версию Standard.
Наличие у производителя ПО различных схем лицензирования – это возможность получить предложение, наиболее соответствующее Вашим нуждам и возможностям. Некоторые производители (например, Microsoft) предлагают широкий спектр схем лицензирования: покупка ПО с разовым платежом, покупка с длительной рассрочкой и аренда. Некоторые схемы лицензирования обладают особыми преимуществами перед другими – например, приобретая Office в рассрочку или арендуя его, Вы получаете право использования всех выходящих новых версий, а также право использования Office сотрудниками предприятия на домашних компьютерах.

Легализация ПО с помощь внедрения или перехода на свободное программное обеспечение.